Membuat KAK Perusahaan Ekspedisi

Kerangka Acuan Kerja

Pengembangan Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Tracking Armada

GO - Logistik

A. Latar Belakang

Proses pengiriman barang oleh perusahaan ekspedisi merupkana proses bisnis yang paling penting saat ini. Hal ini sangat diperlukan karena dapat membantu masyarakat luas untuk menunjang bisnis atau kegiatan mereka. Maka dari itu banyak sekali pelaku bisnis yang menawarkan jasa tersebut. 

Karena banyak sekali pelaku bisnis yang menawarkan jasa tersebut, perusahaan ekspedisi ini berusaha untuk memberikan fasilitas yang terbaik untuk pelanggannya, yaitu berupa aplikasi tracking lokasi arma pengiriman barang. Dengan adanya aplikasi ini, perusahaan dan pelanggan dapat memantau langsung proses ekspedisi tersebut.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan dari aplikasi ini adalah untuk mempermudah pelanggan dalam mengetahui lokasi armada yang sedang melakukan proses ekspedisi tersebut, dan bertujuan untuk memberikan rasa percaya dan juga rasa aman lebih kepada pelanggan yang menggunakan jasa eksepdisi tersebut.

C. Sasaran

Tersedianya suatu aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan eksepdisi dan juga pelanggan dari ekspedisi tersebut untuk mengetahui lokasi armada yang sedang melakukan pengiriman barang.

D. Nama dan Organisasi Pengguna Jasa

GO-Logisitk

E. Sumber Pendanaan

Dana pribadi dari pemilih GO-Logistik, dengan biaya sebesar Rp. 217.200.000,00 dengan rincian:

1. Pengadaan Server -> Rp. 50.000.000,00
2. Oracle Database -> Rp. 1.700.000,00
3. Tenaga Ahli 
• Project Manager 1 orang -> Rp. 27.000.000,00
• System Analyst 2 orang x Rp. 21.000.000,00 -> Rp. 42.000.000,00
• Progammer 3 orang x Rp. 13.500.000,00 -> Rp. 40.500.000,00
• Database Administrator 2 orang x Rp. 15.000.000,00 -> Rp. 30.000.000,00
• Quality Assurance 2 orang x Rp. 7.000.000,00 -> Rp. 14.000.000,00
• Trainer 2 orang x Rp. 6.000.000,00 -> Rp. 12.000.000,00

F. Lingkup, Lokasi, Fasilitas dan Alih Pengetahuan

1. Lingkup Kegiatan
• Pengadaan modul dari aplikasi tracking, yang terdiri dari tracking armada, pembuatan surat jalan, pembuatan surat tanda terima, pembuatan nota dan pencatatan proses bisnis.
• Pengadaan server untuk aplikasi tracking ini.
• Pengembangan database yang dapat mendukung modul dikembangkan pada sub poin sebelumnya.
• Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi sistem informasi pengiriman barang dan tracking armada yang dibangun meliputi:
• User Requirement,
• User Interface,
• Testing (Unit Test, Integration Test),
• Database Security,
• Security Level,
• Form Input / Output,
• Source Code,
• User Manual Aplikasi
2. Lokasi Kegiatan
• Lokasi dari kegiatan ini dilakukan di dalam kantor GO-Logisitk
3. Fasilitas
• Pengguna Jasa
• Konsulitasi kebutuhan
• Ikut dilibatkan pengembangan
• Penyedia Jasa
• Dokumentasi dan laporan mingguan
4. Alih Pengetahuan
• Training
• Konsultasi

G. Metodologi

Metodologi dan pendekatan yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi pengiriman barang dan tracking armada adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesesuaian dengan kondisi pengiriman barang yang sudah ada dengan berbasis pada best practice dari penyedia jasa yang terkait.

H. Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangan waktu pelaksanaan dari pengembangan aplikasi tracking ini adalah selama 3 bulan, terhitung dari tanggal 1 Maret 2017.

I. Kualifikasi

Kualifikasi yang diharuskan oleh penyedia jasa adalah:

1. Bersedia menandatangani perjanjian kerahasiaan data dan informasi sesuai dengan kebijakan GO-Logistik.
2. Memiliki latar belakang dan pengalaman dalam bidang perancangan dan pembangunan aplikasi sistem informasi, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi.
3. Pernah menjadi penyedia jasa dalam bidang perancangan dan pembangunan aplikasi untuk 3 organisasi berbeda.
4. Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.
5. Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.
6. Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada pengguna.
7. Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang / jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.
8. Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan GO-Logistik.
9. Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan GO-Logistik..
10. Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

J. Tenaga Ahli

Demi menunjang keberlangsungan pengembangan, maka dibutuhkan tenaga ahli sebagai berikut.

1. Ketua tim (Project Manager)
• Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarja Teknik Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai, jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.
2. Sistem Analis
• Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika / Ilmu Komputer Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan database sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
3. Programmer / Developer
• Programmer / Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / lunar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minmal 3 (tiga) orang.
4. Database Administrator
• Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengna pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
5. Quality Assurance
• Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
6. Trainers       
• Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

K. Keluaran

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :

1. Sistem informasi yang digunakan sebagai pendukung kegiatan pengiriman barang dan tracking armada dari GO-Logistik..
2. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.
3. Program dengan source code.
4. Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual.
5. Dokumentasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure).
6. Instalasi aplikasi.
7. Pelatihan, pendampingan / asistensi, garansi dan pemeliharaan.
8. Seperangkat sistem yang terdiri dari sistem informasi beserta hardware pendukung, yaitu server dan barcode scanner.

Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan / dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.

L. Pelaporan

1. Laporan Pendahuluan
• Rencana kerja
• Jadwal kegiatan
• Estimasi waktu selesai sebelum deadline
2. Laporan Interim
• Hasil yang sudah dicapai
• Masalah pelaksanaan dan solusi
• Rencana baru selanjutnya
3. Laporan Akhir
• Laporan mingguan
• Keluaran proyek
4. Laporan mingguan pada pertemuan rutin