MPPL - Pertemuan 1

MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK

Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak atau software merupakan aplikasi yang terdiri dari sekumpulan kode atau instruksi, yang berisi data dan dokumentasi atau petunjuk manual untuk menyelesaikan suatu permasalahan.

Proyek
Proyek adalah suatu kegiatan yangn mempunyai batasan waktu (bersifat sementara), biaya dan resource untuk mencapai sebuah tujuan.

Manajemen
Manajemen adalah kegiatan mengatur, mengelola berupa perencanaan, pelaksanaan dan controlling.

Dari tiga pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa Manajemen Proyek Perangkat Lunak (MPPL) adalah aktivitas untuk perencanaan, pelaksanaan sampai pada tahap controlling terhadap pembuatan suatu perangkat lunak dengan menggunakan resource yang ada dalam jangka waktu tertentu untuk memenuhi kebutuhan guna menyelesaikan suatu permasalahan.

Dalam MPPL, terdapat stakholder yang mempunyai peran masing-masing dalam manajemen proyek pernagkat lunak, yaitu:

1. Proyek
• Merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan, dengan batasan waktu tertentu atau bersifat sementara yang memerlukan biaya dan resource.
2. Client
• Pemilik dari proyek yang menentukan kebutuhan - kebutuhan dari perangkat lunak yang akan dibuat.
3. Proyek Manajer
• Melakukan controll pada pembuatan perangkat lunak agar tidak melebihi dari waktu yang telah ditentukan. Serta controll pembagian tugas dari setiap programmer. Menentukan biaya pembuatan perangkat lunak.
4. Enginner (Programmer)
• Orang yang membuat aplikasi perangkat lunak, dapat bekerja sebagai tester untuk memastikan perangkat lunak yang telah dibuat berjalan sesuai.
5. Designer
• Membuat visualisasi kebutuhan dari client kepada programmer, serta menentukan arsitektur software yang akan dibuat.
6. End User
• Semua orang yang berhubungan dan akan menggunakan perangkat lunak yang telah dibuat.
7. Analis
• Menentukan kebutuhan - kebutuhan dari perangkat lunak yang akan dibuat. Menentukan batasan perangkat lunak dapat digunakan dengan kapasitas tertentu, dan pembaruan perangkat lunak jika telah digunakan dalam jangka waktu tertentu.
8. Invertor / Sponsor
• Pihak yang mendanai pembuatan perangkat lunak.

CONTOH KAK

Sistem Informasi Registrasi dan Pelayanan Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabutan Kudus

Latar Belakang

Setiap masyarakat pasti ingin mendapatkan pelayanan yang terbaik yang diberikan dari instansi-instansi pelayanan. Dengan melakukan pelayanan yang baik kepada masyarakat maka semakin besar kepercayaan yang diberikan kepada instansi tersebut. Inilah yang menjadi salah satu tugas dari Disdukcapil misalnya di bidang pelayanan akta. Usaha-usahapun telah dilakukan mulai penataan ruang yang nyaman dan fasilitas yang menunjang untuk mempermudahkan petugas melakukan pekerjaannya dengan menerapkan sistem yang telah terkomputerisasi. Sistem komputerisasi yang ada di pelayanan akta lebih terfokus pada proses pembuatan akta kelahiran. Sedangkan untuk pelayanan misalnya pendaftaran akta kelahiran, administrasi pembayaran dan pengambilan akta kelahiran masih dilakukan secara manual. Sehingga bisa menyebabkan antara pendaftaran akta kelahiran dengan administrasi pembayaran tidak sinkron. Kesalahn dalam pengambilan akta kelahiran terkadang juga pernah terjadi. Dari kejadian-kejadian tersebut, peneliti berusaha untuk membuat sistem informasi yang dapat meminimalisir kesalahan yang pernah terjadi. Dengan adanya sistem informasi registrasi dan pelayanan akta kelahiran di disdukcapil Kab. Kudus diharapkan akan membantu dan mempermudah dalam pengolahan data dan pembuatan laporan secara akuran, efektif dan efisien.

Maksud dan Tujuan

• Efusiensi kinerja dari Disdukcapil Kabupatan Kudus pada bagian Pendaftaran dan Pelayanan Akta Kelahiran.
• Pembuatan Sistem Informasi Registrasi dan Pelayanan Akta Kelahiran.
• Peningkatan pelayanan kepada masyarakat kabupaten Kudus.

Sasaran

Tersedianya sistem informasi registrasi dan pelayanan akta kelahiran sehingga dapat mendukun gpelaksanaan dengan fungsi institusi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupatan Kudus.

Nama dan Organisasi Pengguna Jasa

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupatan Kudus.

Sumber Pendanaan

APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah) tahun 2016, dengan biaya sebesar Rp. 227.000.000,00, dengan rincian:

1. Pengadaan Server -> Rp. 50.000.000,00
2. Barcoda Scanner -> Rp. 1.800.000,00
3. Oracle Database -> Rp. 1.700.000,00
4. Tenaga Ahli 
• Project Manager 1 orang -> Rp. 27.000.000,00
• System Analyst 2 orang x Rp. 21.000.000,00 -> Rp. 42.000.000,00
• Progammer 3 orang x Rp. 13.500.000,00 -> Rp. 40.500.000,00
• Database Administrator 2 orang x Rp. 15.000.000,00 -> Rp. 30.000.000,00
• Quality Assurance 2 orang x Rp. 7.000.000,00 -> Rp. 14.000.000,00
• Trainer 2 orang x Rp. 6.000.000,00 -> Rp. 12.000.000,00
5. Biaya Perjalanan -> Rp. 2.000.00,00
6. Biaya Penginapan -> Rp. 6.000.000,00

Lingkup, Lokasi Kegiatan, Data dan Fasilitas Penunjang serta Alih Pengetahuan

• Lingkup Kegiatan
• Pengembangan modul-modul utama dari aplikasi sistem informasi registrasi dan pelayanan akta kelahiran kabupatan Kudus yang berbasis web sebagai berikut:
• Restribusi yang merupakan modul menangani denda yang berkaitan dengan pendaftaran dan atau pembuatan Akta Kelahiran.
• Registrasi yang merupakan modul unutk menangani semua pendaftaran kependudukan dan pembuatan Akta Kelahiran.
• Akta Kelahiran merupakan modul yang menangani akta masalah, pengambilan akta, dan blanko.
• Master merupakan suatu modul untuk menangani data-data master serta manajemen aplikasi.
• Administrasi merupakan suatu modul yang menagnai laporan-laporan terkait registarsi dan pelayanan akta kelahiran.
• Fasilitas Bantuan / Help merupakan suatu modul untuk menangani fasilitas bantuan dari perangkat lunak aplikasi sistem informasi registrasi dan pelayanan akta kelahiran kabupaten Kudus.
• Pengembangan Database yang dapat mendukung modul dikembangkan pada sub poin sebelumnya:
• Pengembangan Struktur Databse
• Pengembangan Databse Relationship
• Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi sistem informasi registrasi dan pelayanan akta kelahiran yang dibangun meliputi:
• User Requirement,
• User Interface,
• Testing (Unit Test, Integration Test),
• Database Security,
• Security Level,
• Form Input / Output,
• Source Code,
• User Manual Aplikasi
• Pengadaan server dan platform sistem operasi yang support terhadap aplkasi.

• Lokasi Kegiatan

          Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kudus

          Jl. Sunan Muria No. 9 Kudus, Jawa Tengah, Kode POs 59313, Indonesia.

• Data dan Fasilitas Penunjang
• Penyediaan oleh pengguna jasa
• Laporan dan data
• data pendaftaran penduduk dan akta kelhairan dalam bentuk kteras
• Formulir yang terkait dengan administrasi pendaftaran penduduk dan akta kelahiran
• Data pendaftaran penduduk dan akta kelahiran dalam bentuk elektronik
• Aplikasi administrasi registrasi dan pelayanan akta kelahiran yang telah digunakan
• Akomodasi dan ruangan kantor
• Ruangan, jariongan lokal, koneksi terhadap jaringan luar
• Staff admin 2 orang pengawas
• Penyediaan oleh penyedia jasa
• Personal computer atau laptop / note book
• Server
• Barcode scanner
• Alih pengetahuan:
• Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursis singkat diskusi, dan seminar teerkahir dengan tata cara penggunaan sistem informasi serta cara kerja dari seorang admin dan bagaimana sebuah admin dapat mengawasi kegiatan jalannya aplikasi.
• Penyedia jasa harus membuat dokumentasi lengkap yang diserahkan kepada pihak dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten Kudus.

Metodologi

Metodologi dan pendekatan yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi registrasi dan pelayanan akta kelahiran adalah dengan memperhatikan kebutuhan dan kesusaian dengan kondisi dinas kependudukan dan pecatatan sipil kabupaten Kudus dengan berbasis pada best practice dari organisasi terkait.

Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama 100 hari kalender, dan 5 hari kerja sebagai bentuk pelatihan terhadap end-user.

Kualifikasi

Kualifikasi yang diharuskan oleh penyedia jasa adalah:

1. Bersedia menandatangani perjanjian kerahasiaan data dan informasi sesuai dengan kebijakan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kudus.
2. Memiliki latar belakang dan pengalaman dalam bidang perancangan dan pembangunan aplikasi sistem informasi, terintegrasi dan mengintegrasikan aplikasi.
3. Pernah menjadi penyedia jasa dalam bidang perancangan dan pembangunan aplikasi untuk 3 organisasi berbeda.
4. Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.
5. Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.
6. Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada pengguna.
7. Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang / jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima.
8. Memiliki komitmen yang kuat untuk mau bekerjasama dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kudus.
9. Memiliki komitmen untuk mengamankan data dan informasi yang berkaitan dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kudus.
10. Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.

Tenaga Ahli

Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :

1. Ketua tim (Project Manager)
• Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarja Teknik Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai, jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.
2. Sistem Analis
• Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika / Ilmu Komputer Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan database sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
3. Programmer / Developer
• Programmer / Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata Satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / lunar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minmal 3 (tiga) orang.
4. Database Administrator
• Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengna pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
5. Quality Assurance
• Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
6. Trainers       
• Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri / swasta / luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.

Keluaran

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :

1. Sistem informasi yang digunakan sebagai pendukung kegiatan registrasi penduduk, laporan pendaftaran, laporan kwitansi pengambilan, laporan denda, laporan akta bermasalah, laporan agenda pengambilan, laporan kondisi blangko dari Disdukcapil Kabupaten Kudus.
2. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program.
3. Program dengan source code.
4. Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual.
5. Dokumentasi SOP (System Operating Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure).
6. Instalasi aplikasi.
7. Pelatihan, pendampingan / asistensi, garansi dan pemeliharaan.
8. Seperangkat sistem yang terdiri dari sistem informasi beserta hardware pendukung, yaitu server dan barcode scanner.

Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office dan atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan / dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi.

Laporan

Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah :

1. Laporan pendahuluan, berisi:
1. Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh.
2. Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya.
3. Jadwal kegiatan penyedia jasa.
2. Laporan mingguan
1. Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi.
2. Hasil yang telah dicapai maupun kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut.
3. Prosentasi hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan.
3. Laporan akhir
1. Laporan pendahuluan.
2. Laporan mingguan.
3. Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini.

Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil