Studi Kelayakan (ETS MPPL-D)

Nama : Fourir Akbar

NRP : 5114100115

Kelas : D

Link Sekolah : http://sman16-sby.sch-id.net/

Studi Kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online pada SMA Negeri 16 Surabaya

Pendahuluan

A. Pernyataan Masalah

SMA Negeri 16 Surabaya melakukan proses pendaftaran peserta didik baru (PPDB) online secara terpusah di PPDB Kota Surabaya. Dalam pelaksanaanya, pendaftar yang ingin mendaftarkan dirinya menjadi calon siswa dari SMA Negeri 16 Surabaya ini harus login terlebih dahulu ke dalam web tersebut dengan username dan password yang sudah diberikan oleh pihak sekolah. Setelah itu pendaftar yang ingin mendaftarkan dirinya menjadi calon dari SMA Negeri 16 Surabaya hanya tinggal memilih SMA mana yang dia inginkan..

Dengan digunakannya sistm tersebut, dibutuhkan suatu penelitian dan analisa apakah sistem tersebut layak unyuk diaplikiasikan pada SMA Negeri 16 Surabaya. Hasil penelitian akan dituliskan dalam dokumen ini dalam bentuk aspek kelayakan teknis, kelayakan operasional, dan kelayakan ekonomi. Tujuan dibuatnya dokumen ini adalah untuk menentukan kemungkinan adanya pengembangan sistem informasi PPDB ini atau mungkin berhenti digunakan.

B. Lingkungan Implementasi
Sistem pendaftaran dengan verifikasi online ini akan diimplementasikan pada SMA Negeri 16 Surabaya yang beralamat di Jl. Raya Prapen Kota Surabaya, Jawa Timur, 60299. SMA Negeri 16 Surabaya ini sudah memiliki website yang beralamat di http://sman16-sby.sch-id.net/


Bahan dan Metode
A. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut:

1. Releval atau tepat kepada orangnya
2. Timeliness atau tepat waktu
3. Akurat atau tepat nilainya

Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah.

Sistem informasi penerimaan perserta didik baru (PPDB) adalah sebuah kegiatan yang diselenggarakan oleh setiap satuan pendidikan untuk memperoleh input peserta didik sebagaimana standar yang diperlukan oleh setiap satuan pendidikan. Melalui PPDB ini, SMA Negeri 16 Suraya dapat terbantu dalam hal pendaftaran siswa baru. Calon pendaftar yang ingin mendaftarkan dirinya menjadi calon siswa dari SMA Negeri 16 Surabaya akan membawa berkas - berkas yang akan dimasukkan ke dalam sistem oleh staff TU. Calon siswa tersebut dapat melihat status dirinya di websute PPDB.

B. Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah penelitian terhadap rencana bisnis yang tidak hanya menganalisis layak atau tidak sebuah bisnis itu dibangun, tetapi juga saat dioperasikan secara rutin dalam rangka pencapaian keuntungan yang maksimal untuk waktu yang tidak ditentukan.

C. Faktor Kelayakan

Metode yang digunakan disini yaitu dengan menggunakan metode TELOS (Technical, Economic, Legal, Operational, Schedule):

1. Kelayakan Teknis
• Kelayakan teknis meliputi kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Jika teknologi yang akan digunakan untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah digunakan, murah, dan banyak orang lain yang menggunakannya juga sehingga terdapat banyak dokumentasinya, maka secara teknis usulah kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak.
2. Kelayakan Operasional
• Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan sistem tersebut. Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek supaya dapat disebut layak secara operasional. Usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada di sisi pemesan sistem informasi. Selain itu, informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna.
3. Kelayakan Ekonomi
• Kelayakan ekonomi meliputi apakah ada keuntungan atau kerugian dan efisiensi biaya operasional. Motivasi pengembangan sistem informasi adalah motif keuntungan, sehingga aspek untuk dan rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan sebuah sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan berapa lama biaya investasi dapat kembali. Analisis kelayakan ekonomi juga akan mempertimbangkan apakah bermanfaat apabila melakukan investasi ke sistem ini atau harus menghentikannya.
4. Kelayakan Hukum
• Kelayakan secara  hukum meliputi apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukup yang berlaku (tidak melanggar hukum jika diterapkan di objek penelitian). Misalnya yaitu bagaimana kelayakan perangkat lunak yang digunakan, bagaimana kelakan hukum informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang dibuat. Apakah melanggar hukum atau tidak
5. Kelayakan Jadwal
• Penilaian kelayakan jadwal ini digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem akan dapat dilakukan dalam batas waktu yang telahditetapkan.

Menilai Faktor Kelayakan TELOS
A. Menilai Kelayakan Teknis
Sistem ini menggunakan sistem pencatatan dan mencetakan secara manual. Pada dasarnya proses ini memang membutuhkan sistem yang lebih canggih mengingat permintaan dari pengguna sistem ini semakain naik. Maka kami menilai dengan 9.0.

B. Menilai Kelayakan Operasional
Sistem ini memerlukan integrasi dengan sistem induk, sehingga dibutuhkan pengguna yang terintegrasi dengan yang lain. Dalam hal ini kami menilai 9.0 karena pada dasarnya sistem yang dibuat tidak banyak berinteraksi dengan sistem yang lain.

C. Menilai Kelayakan Ekonomi
Pertanyaan yang harus ditanyakan mengenai dukungan atasan sekolah dan pihak terkait bahwasanya apakah mereka mendukung adanya sistem tersebut. Dengan adanya dukungan, dana dapat dicairkan. Sehingga sistem dapat menekan biaya pengeluaran selama proses pendaftaran, yang tentunya melibatkan berbagai pihak dan sumber daya. Jika dana yang diperlukan bisa dicairkan, penilaikan kami sekitar 9.5.

D. Menilai Kelayakan Hukum
Dalam beberapa contoh, legalitas dari suatu proyek sistem bukanlah suatu permasalahan. Penilaian kelayakan legalitas seharusnya menerima nilai 10.0. Jika data personal yang sangat sensitif tidak tersimpan baik, organisasi menjadi tidak terlindungi hukum. Lebih lagi, professional sistem yang mengerjakan proyek sistem sangat sadar akan pentingnya pengawasan. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasang serangkaian pemasangan yang spesifik untuk menjaga sistem terhadap kesalahan fungsi dan penyalahgunaan Iainnya. Karenanya memiliki penilaian 9.5 untuk kelayakan hukum.

E. Menilai Kelayakan Jadwal
Apakah proses implementasi mampu menyesuaikan dengan jadwal yang sudah ditetapkan? Kami menilai 9.5 karena sistem ini dinilai sederhana.

Hasil dan Pembahasan
A. Kelayakan Teknik
Kelayakan teknologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan, untuk penerapan sistem informasi di SMA Negeri 16 Surabaya memerlukan infrastruktur yang baik dari segi teknologinya. Sistem informasi akademik ini merupakan sebuah sistem berbasis web yang digunakan untuk membantu dalam pendaftaran siswa baru, serta segala informasi keakademikan sehingga membutuhkan personal komputer dan infrastruktur jaringan komputer yang baik. Semua itu berguna untuk mempermudah guru guru dalam mencata segala hal tentang data siswa baru yang mendaftar

1. Kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, perangkat jaringan
• Perangkat Keras
• Processor : Intel Core i5
• Memory : 2GB DDR3 Max 8 GB
• HDD : 500GB Serial ATA (7200 RPm)
• Network : Gigabit Network
• Optical Drive : Type DVD RW
• Monitor : Monitor 21"
• Keyboard : USB Keyboard
• Mouse : USB Optical Mouse
• Perangkat Lunak
• Sistem Operasi : Ubuntu 16.04
• Web Server : Apache2
• Database Server : MySQL
• Perangkat Jaringan
• Media penghubung : Kabel UTP
• Konektor RJ45
• Switch
2. Arsitektur Jaringan Komputer
• Arsitektur jaringan komputer yang digunakan adalah client-server, dimana jika seorang pengguna (masyarakat atau admin) yang meminta sebuah informasi yang bertindak sebagai client, lalu web informasi ini sendiri disimpan di dalam sebuah komputer yang disebut sebagai server akan mencari apakah informasi yang diminta tersedia didatabase atau tidak, jika informasi yang diminta tersedia maka server akan memberikan informasi tersebut kepada pengguna.

Menilai Kelayakan Teknik
Sistem baru dapat digunakan dan didirikan menggunakan teknologi yang terkenal. Teknologinya baru bagi perusahaan dan usernya, teknologi merupakan keluaran pertama vendor, beberapa vendor terlibat, menggunakan sistem jaringan yang kompleks. Karena perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan teknologi baru yang standar dalam industry dan dapat berjalan (nilai 9.0), berdasarkan nilai perwakilan user dan manajer proyek.

B. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dapat dinilai menggunakan kerangka kerja PIECES yang meliputi

1. Performance
• Sistem Lama
• Waktu persiapan dan pelaksanaan kegiatan membutuhkan waktu yang lama
• Waktu pembuatan laporan relatif lambat
• Sistem Baru
• Waktu perisapan, pelaksaaan, dan pembuatan laporan lebih cepat dengan sistem komputer
2. Information
• Sistem Lama
• Informasi yang disajikan tidak realtime
• Sistem Baru
• Informasi yang disajikan sudah secara realtime
3. Economy
• Sistem Lama
• Biaya yang dikeluarkan relatif lebih mahal dikarenakan biaya pengadaan yang banyak ataupun karena kesalahan operasional sehingga membutuhkan perulangan proses.
• Sistem Baru
• Biaya yang dikeluarkan relatif lebih murah dikarenakan informasi dapat diakses dari situs sehingga tidak perlu dicetak.
4. Control
• Sistem Lama
• Berkas-berkas memungkinkan diakses oleh orang yang tidak berpihak
• Berkas dapat dimanipulasi oleh oknum yang tidak beratnaggung jawab
• Sistem Baru
• Berkas hanya dapat diakses oleh pihak yang berhak dan aman
5. Efficiency
• Sistem Lama
• Memungkinkan untuk memasukkan data yang sama pada setiap berkas, shingga menghabiskan waktu.
• Sistem Baru
• Dokumen dapat dibuat dan digandakan dengan mudah dan cepat
6. Services
• Sistem Lama
• Pelayanan terhadap pengguna sistem lambat dikarenakan proses yang manual
• Sistem Baru
• Pelayanan dapat dijalankan kapanpun dengan cepat dan tepat.

Menilai Kelayakan Operasional
Karena sistem berbasis global yang yang baru dan banyak pengguna, dan tidak di kenal oleh beberapa user. Dan beberapa usernya adalah siswa baru dan guru-guru yang belum dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut. Nilainya menjadi 7.2.

C. Kelayakan Ekonomi
Pembuatan sistem baru tentunya memerlukan biaya sebagai bentuk investasi. Analisis ini diperlukan oleh pengguna agar mengetahui biaya estimasi dalam pembuatan perangkat ini, dari biaya analisis kebutuhan hingga biaya maintenance. Dalam menganalisis kelayakan ekonomi terdapat dua komponen biaya dan komponen manfaat

Komponen biaya ini dibagi menajdi tiga bagian yaitu biaya pengadaan, biaya pengembangan, dan biaya operasi. Biaya pengadaan mencakup pembelian jasa dan pembelian perangkat keras. Biaya pengembangan mencakup biaya analisis kebutuhan, analisa sistem hingga implementasi. Sedangkan biaya operasi mencakup biaya perawatan ketika sistem telah berjalan.

Komponen manfaat ini terdiri dari dua hal yaitu keuntungan berwujud dan keuntungan yang tidak berwujud. Keuntungan berwujud merupakan manfaat yang dapat dikur secara kuantitas, yaitu pengurangan biaya operasional dan biaya perlengkapan.. Keuntungan tak berwujud adalah manfaat yang tidak dapat diukur, namun dapat dirasakan, yaitu ketersediaan sistem kapanpun dan dimanapun, peningkatan efektivitas tenaga kerja, dan kemudahan penggunaan sistem.

Metode Analisis Biaya

Metode yang digunakan dalam analisis ini yaitu meungganakn periode pengembalian (Payback Period)
Periode = (investasi / proses) x 1 tahun
= (14.000.000 / 8.000.000) x 1 tahun
= 1.75 tahun

Dari perhitungan tersebut diketahui bahwa periode pengembaliannya adalah 1.75 tahun atau 1 tahun 9 bulan. Dalam artian, dalam 1 tahun sistem ini belum memberikan keuntungan. Namun setelah tahun kedua, sistem ini bisa dikatakan mampu mengurangi baiya yang dikeluarkan ketika menggunakan sistem biasa.

Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan hasil dari analisa biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.7.

D. Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa sistem informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hokum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi. Proyek sistem yang akan dikembangkan secara hukum dinilai layak karena perangkat lunak (software) yang digunakan resmi sesuai dengan perijinan yang ada. Dan pada aplikasi ataupun software yang akan dikembangkan menggunakan software yang bersifat open source yang berarti bahwa secara hukum software tersebut adalah legal. Sedangkan software yang di gunakan saat ini legal jika software tersebut memiliki lisensi atau jika hukum yang digunakan original atau bukan bajakan. Adapun rincian software secara hukum tersebut:

• Opensource
• Apache2
• MySQL Server
• PHP, HTML
• Lisensi
• Microsoft Excel
• Microsoft Access
• Microsoft Word

Menilai Kelayakan Hukum
Karena sistem yang dirancang tidak meliputi data sensitif yang disetujui, perancang sistem yang bekerja pada proyek sistem sangat sadar akan kontrol. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasukkan control khusus untuk menjaga sistem menjadi salah malfunction dan lainnya. Konsekuensinya, nilai diberikan 9.2.

E Menilai Kelayakan Jadwal
Dalam proyek pengembangan sistem informasi akademik ini dilakukan dalam lima belas tahap yaitu:

1. Analisa sistem yang berjalan
2. Analisa kelemahan sistem. Tahap ini terjadi setelah tahap analisa sistem berjalan
3. Analisa kebutuhan sistem. Tahap ini didapat setelah tahap analisa kelemahan sistem
4. Studi kelayakan. Tahap ini membutuhkan data dari tahap analisa kebutuhan sistem
5. Desain user interface. Tahap ini membutuhkan data tahap analisa kebutuhan sistem
6. Desain data. Pada tahap ini dibutuhkan data tahap studi kelayakan dan desain user interface
7. Desain proses. Pada tahap ini di butuhkan data tahap desain proses
8. Persiapan tempat instalasi. Pada tahap ini dibutuhkan data pada tahap studi kelayakan dan desain user interface
9. Instalasi hardware dan software. Pada tahap ini berjalan setelah tahap persiapan tempat instalasi
10. Uji program. Pada tahap ini terjadi setelah tahap desain proses dan instsalasi hardware dan software
11. Pemilihan personil. Tahap ini berjalan setelah tahap studi kelayakan dan desain user interface
12. Pelatihan personi. Pada tahap ini terjadi setelah tahap pemilihan pesonil
13. Uji sistem. Pada tahap ini dilakukan setelah tahap uji proram dan pelatihan personil
14. Konversi sistem, pada tahap ini terjadi setelah dapat hasil dari tahap uji program dan uji sistem
15. Yang terakhir, yaitu tahap dokumentasi ataupun tahap akhir dari pengembangan projek sistem.

Menilai Kelayakan Jadwal

Karena pengembangan diukur dalam jam, hari, minggu dan bulan maka kesalahan perkiraan (estimationerror) yang dibutuhkan untuk perancangan dan implementasi menjadi kecil. Maka nilainya 9.0.

Nilai Akhir Faktor Kelayakan TELOS

Jumlah dari semua faktor kelayakan = 42.1

Total nilai= 42.1/5 = 8.4, berarti perancangan pengembangan sistem informasi yang dievaluasi adalah LAYAK (B), dengan resiko pengembangan sistem yang cukup rendah.

Kesimpulan dan Saran

A. Kesimpulan

1. Hasil dari analisis studi kelayakan TELOS, pengembangan sistem layak untuk dilakukan ataupun dikembangkan
2. Rekomendasi kedepannya adalah proses sistem informasi akademik berbasis web sudah bisa dikembangkan serta digunakan dalam proses akdemiknya

B. Saran

1. Analisa studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja analisa studi kelayakan TELOS saja tetapi juga melakukan analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor)
2. Sistem informasi akademik berbasis web sebaiknya dilanjutkan ketahap implementasi, sehingga dapat mempermudah admin akademik, guru, dan para siswa di SMA Negeri 16 Surabaya

Referensi

1. http://www.academia.edu/7478549/Studi_Kelayakan_dan_Proposal_Sistem-Kelompok_10
2. http://ejournal.uin-suska.ac.id/index.php/sitekin/article/view/748